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                    公司法務部的職能

                    律師文章: 法規解讀 作者:***律師   2020-01-16    瀏覽:197

                    公司法務部職能

                    第一部分    法務部概述 

                    一、公司法務部簡介  

                    公司法務部是公司內部的一個職能部門,一般由具有專業法律知識的律師或法律專家組成,它肩負著確保公司守法經營,依法維護公司合法權益,處理公司在生產經營過程中發生的各種法律問題的重大使命。 

                    作為公司的一個職能部門,公司的法務部具有以下特征:  

                    其一、從組成人員來看,公司的法務部一般由掌握專業的法律知識、具有一定辦案經驗的律師或法律專家組成,他們負責為公司其他職能部門及業務部門提供及時、專業、詳盡的法律意見和建議,確保公司在法律規定的范圍內守法經營,使各類糾紛及訴訟得以及時解決。 

                    其二、從工作方式上看,法務部并不直接經手公司的業務,只是對相關業務部門的工作提出指導意見和建議,具體事宜的最終落實上還是由業務部門親自處理的,這使其與公司的業務部門的工作方式上有明顯的區別。 

                    其三、從工作的范圍來看,公司法務部的宗旨在于協助公司管理層依法決策,引導公司健康發展,理順公司內部的各項規章制度,評判和控制公司生產經營中可能遇到的法律風險,為公司正常的生產經營和茁壯成長保駕護航。 

                    二、公司法務部設立的重要性  

                    公司是現代市場經濟活動中最活躍的經濟主體,順應市場經濟的發展和處理法律事務的需要,目前,很多公司都成立了專門的法務部或者法律部,規模較小的公司因法律事務較少,往往是法務與人事或與行政部門合二為一,這樣更有利于節約成本以及人員安排,大公司往往都有獨立的法務部,便于專門處理法律事務。公司法務部是確保公司依法決策,理順公司內部各項規章制度的根本保障,是確保公司守法經營的重要前提,是維護公司合法權益的重要手段。 

                    其一、成立或組建公司法務部是維持公司正常生產經營秩序的需要。 

                    市場經濟就是法治經濟。在市場經濟的前提下,一切都必須以尊重市場規律為前提,競爭的加劇無可避免導致爭議突起,要實現和維護好公司的合法權益,就離不開一個專長于法律知識和熟諳糾紛處理技巧的部門,這樣,法律部或者法務部的組建就成了許多企業中不可缺少的一個部門。  

                    其二、成立或組建公司法務部是維護自主品牌,是維護公司知識產權的需要。 

                    品牌戰略才是一個企業在市場中真正立于不敗之地的法寶和競爭力。實現自主品牌,維護好公司知識產權,才能在行業的競爭中實現持續發展,在法制建設蓬勃發展的新世紀,維護知識產權的使命無可否認地落到了具有專業法律知識、善于邏輯思維的法務部門的身上。 

                    在維護公司自主品牌的過程中,法務部應充分地把握企業的經營與發展狀態,及時提供與公司發展階段相適應的知識產權策略,從基礎注冊維護到防御商標到保護商標注冊,從單一的品牌戰略到多元化的品牌規劃,及時調整知識產權的保護措施,實現公司知識產權保護體系的良性發展和不斷深化。

                    其三、成立或組建公司法務部是公司長遠發展的需要。  

                    隨著市場經濟的縱深發展,行業競爭不斷加劇,全球經濟一體化程度日益加強,隨著國內法治環境的逐漸完善,對于公司、企業的法律風險防范來說,最終不會存在任何理想意義上的安全港。這就要求每一個公司、企業必須不斷建設建立、健全和完善法務部門來控制和應對可能發生的法律風險,雖然風險無法完全避免,但是我們可以預見并把它可能造成的損失降到最低,這就是設立法務部門的真正意義所在。 

                    三、公司法務部的職能  

                    公司法務部的職能大體可分為兩大類,一類是對公司的管理職能,體現在從正面意義上對公司的發展和管理方面,另一類是法律救濟職能,體現在糾紛發生以后法務部的協調,仲裁和訴訟方面。 

                    (一)法務部的管理職責:  

                    公司法務部的管理職能是指,法務部對公司生產經營過程中的風險管控,在法律許可的范圍內最大程度實現公司的戰略目標和利益,包括對公司決策的合法性分析、合同管理、員工管理及培訓,合規性監控即監督公司在反腐倡廉方面的問題具體分述如下:

                    1、協助公司管理層依法決策,為公司的長遠規劃保駕護航。  

                    公司法務部的管理職能首先體現在,積極協同公司管理層探討公司發展的前景的規劃,在法律法規許可的范圍內,發揮團體的智慧,開放思想,發散思維,對公司可持續的長遠發展提出建議。 

                    2、建立或完善公司內部的各項規章制度。  

                    有秩序才能產出效益,任何一個公司的正常運轉都離不開具體的規章制度來約束,正是這樣一種約束,正是公司制定的各項規章制度是對公司全體員工行為的規范才使得公司中的個人、不同部門乃至整個公司的運轉有條不紊、秩序井然。 

                    現代社會是一個法治的社會,對公司的員工、各個部門的約束,無論是指引還是處罰,都應該是建立在成文的規章制度為前提的基礎上的,只有是合理、合法的規章制度才能經得起政府部門的監督檢查,才能經得起時間的檢驗,因此,公司法務部門的重要職能就是在合法的框架內,逐步建立、健全和完善公司的各項規章、管理制度。 

                    3、參與合同談判,妥善管理合同文件。  

                    為爭取和維護公司的合法權益,法務部應積極參與到公司各部門的談判中去,及時了解談判事項、談判對方基本情況、談判進程、談判雙方的分歧,制定有利的談判方案。必要時,法務部應通過合法的途徑對談判相對方基本情況、資信狀況等予以調查,確保了解到對方的真實信息,化解可能存在的商業風險,在法律許可范圍內控制風險,實現公司爭取利益最大化。 

                    對于重大的談判,法務部應當主導確定談判方案,并就談判有關事項與相關部門進行溝通,提前取得共識或確定一致的談判原則,同時應對擬定的談判方案進行討論,進行包括但不限于法律方面的可行性論證,必要時,提請相關部門召開工作協調會,對談判涉及的財務、工程等事項征求各個部門意見,并最終確定談判的思路和策略。 

                    合同談判的成功并不意味著約定事宜已經水到渠成,還必須對雙方簽訂的合同、備忘錄、補充協議等予以妥善保管,并及時跟進了解合同的履行情況,防范雙方合作過程中出現糾紛時,可以就雙方爭議的事實進行驗證。合同是規定雙方權利義務的最直接的書面材料,是分清各方責任的重要根據,因此無論是合同評審還是合同的管理都應該謹慎對待,將可能發生的商業風險降到最低。 

                    4、開展法律知識的培訓,提高各部門人員的法律意識。  

                    為提高各部門人員的法律意識,有效防范法律風險,公司法務部應積極組織對相關人員進行法律知識培訓。法律培訓應結合業務工作實際,進行案例風險分析和工作思路研討,解決業務工作中遇到法律方面的重點、疑點、熱點、難點問題;對新頒布或修訂的和業務工作有密切聯系的法律、法規、規章、政策等,應及時組織相關人員集中學習、培訓和探討,做到對相關內容了然于胸,防范可能發生的風險。 

                    5、解答法律咨詢,為相關部門日常工作提供建議。  

                    法律事務的咨詢(簡稱法律咨詢)是指公司各部門或個人對日常工作中的法律事宜有疑問時向法務部口頭或書面提出詢問,法務部及時以口頭或書面答復的活動。一般來說,法律事務咨詢主要是業務部門主動向法務部咨詢相關事宜,包括電話、面談或書面等形式,同時法務部也可以開展法律事務調查問卷、走訪面談等方式方式向各個業務部門了解他們所關心的法律事宜,并集中予以解答。 

                    (二)法律救濟職能  

                    公司法務部的救濟職能是指,公司生產經營過程中與其他民事主體(包括公司或個人)或行政機關發生的糾紛或訴訟。主要體現在,法務部代表公司參與上述糾紛或訴訟的調解、仲裁或訴訟活動,并在這些活動中最大限度地維護公司的合法權益。 

                    公司在生產經營過程中的糾紛一般有兩種,一種是非訴糾紛,即以本公司為一方當事人,對已經發生但尚未進入到訴訟程序的糾紛,采取協商、調解、仲裁、復議等方式解決有關糾紛或爭議的法律事務活動,簡稱非訴糾紛。與之相對的稱為訴訟糾紛,是指以公司一方為一方當事人,或作為第三人,通過人民法院,采用訴訟方式解決糾紛的法律事務活動。這些訴訟案件包括:民事訴訟案件(包括不服勞動仲裁裁決的訴訟)、行政訴訟案件、刑事及刑事附帶民事訴訟案件。  

                    對于糾紛的處理,法務部應及時收集相關材料,分析案情,理清雙方的權利義務,權衡利弊得失,盡量采取協商處理方式,以降低糾紛處理的成本。

                    第二部分   公司法務部制度探析     

                    從上文分析我們可以看出,一個公司的法務部對公司的發展具有重要意義,要充分發揮法務部的各項職能,做到部盡其用,不僅需要公司管理層的高度重視,需要各部門、人員的積極配合,更需要一系列內部制度的規制和引導。筆者認為,要充分發揮法務部的專家優勢,實現其肩負的各項職能,應加強以下幾項制度的建立和完善: 

                    一、定期的法律事務調研制度  

                    法務部一般只是公司的職能部門,工作中很難接觸到實務的具體操作,這就決定了其不可避免地與具體的業務實際情況存在差距,對具體業務中的問題無法得知確切的信息。開展調查的目的有二,其一是了解業務部門具體哪些方面存在疑問及風險,其二是獲悉具體業務操作流程,以至于提出建議完善和規避相關的法律風險。因此,法律事務的調研和反饋應該是一個公司法務部的一項重要制度,并需要長期堅持,才能將風險扼殺在萌芽階段。 

                    關于調查的方式,可以靈活多樣,應打破傳統的冰冷的問卷調查模式,可以開展形式多樣的友誼活動或座談,面對面的交流似乎更能發掘出問題的真正原因所在,也更利于各方的真誠溝通和協調處理對策。 

                    對調查中發現的問題應逐一進行分析和歸類,深入了解相關流程,洞察風險所在,采取積極有效的措施,及時向相關人員反饋,并跟進措施的效果,必要時應及時調整方案和策略,爭取從源頭上杜絕隱患,降低風險。 

                    二、合同管理制度  

                    市場經濟的本質就是契約經濟,任何利益的實現都始于合同的簽訂,一份規范和完整的合同是確保合同利益實現的重要保證。要真正實現合同利益,離不開以下方面的慎重審查和執行

                    (一)規范合同文本。  

                    各個部門草擬的合同可能只從本部門的利益出發,對合同條款及法律風險的考慮可能不夠全面和仔細,因此建議合同簽訂前建議將相關合同提交法務部評審并對相關條款予以修正或補充。 

                    對合同文本,法務部應根據合同法的規定,審查必備條款是否齊全,條款約定是否合法、合理、具有可操作性,雙方權利義務是否對等,表述是否恰當,對一些特殊的合同,如設備采購合同,應根據實際需要補充必要的如安裝調試與驗收條款等。規范和全面的合同文本是確保合同各方權利義務實現的重要保證,因此在合同簽訂前應結合業務實際情況謹慎和仔細審查合同,確保沒有遺漏或不對等的條款,否則可能導致后續合同的執行出現難以意料的后果。 

                    為便于業務操作,法務部應編輯常用合同示范文本,建立合同范本庫;聘請法律顧問參與重要項目的前期商務談判、招投標、合同審查等事務,有效防范和降低企業經營管理中的法律風險。 

                    (二)規范合同的簽章。  

                    合同的簽字蓋章即意味著對所有合同條款的接受,因此應謹慎對待合同的簽章,必須在完全明確知悉合同內容并對其無異議的基礎上,根據公司的授權才能簽字蓋章。一旦簽字蓋章即確認對合同項下的權利義務的同意,任何違反合同規定的行為都可能遭到對方的違約索賠。 

                    (三)規范合同的管理。  

                    合同是確認雙方權利義務的重要文件,合同簽訂后,應妥善保管合同文本,并督促對方及時履行合同項下義務,若對方未能及時履行相關義務的,應及時予以書面通知并保留相關溝通的書面材料,以便日后發生糾紛作為證據使用。經雙方確認一致的書面文件即對雙方均有約束力,雙方均應謹慎遵照執行。 

                    法務部應從以上三方面積極制定詳細的管理制度,評審好、規范好、管理好合同是確保公司安全交易,有效維護公司合法權益的重要一環。

                    三、法律事務電子化制度  

                    現代科技的高速發展,使得法律事務的電子化成為可能。所謂法律事務的電子化是指,運用現代化的電子設備如掃描儀、數碼相機、復印機、傳真機等將法律事務中涉及的文檔實現電子化備份和管理。 

                    法律事務電子化的根本目的在于實現相關信息的快速共享,而傳統的紙件文檔則不具有這一優勢,傳統的紙件文檔繁雜、冗長和難以查找,如需信息共享則需要復印,不僅僅需要花費更多的時間和精力,也不利于成本的節約;實現文檔的電子化管理,可以避免紙件文檔的缺點,可以通過電子郵件等及時方便與他人共享信息,交流處理意見,不僅簡化了信息共享的模式,也提高了辦案效力。 

                    也正是因為電子化文檔的方便性和易于傳遞性,在法務工作中應對相關文檔的管理及時備份,防止病毒、黑客的侵擾,對一些極為敏感的案件還應采取必要的加密等保護措施,謹防因病毒、黑客的造訪導致相關機密信息泄漏,給案件的處理帶來極大的不便。

                    四、建立外聘律師制度,取長補短,共同維護公司合法權益。  

                    作為公司的律師或法務人員,比較熟悉或比較容易了解到公司的業務情況,與公司各部門間的協調比較容易和及時,這是公司法務部的優勢,對處理日常的法律事務具有天然的優勢,可以迅速地獲得有關事務的詳細信息,從而快速的對此做出應急反應,提供參考意見,以供公司的管理決策層及時做出決定。從效率方面來講,它使得公司內部的信息傳遞保持通暢,反應迅捷、準確。 

                    但因法務部是圍繞公司的業務所可能涉及的法律領域展開工作,其工作內容的范圍受到限制,主要負責商務合同的審閱、起草等常規法務工作,對于其從未涉獵或專業性很強的法律領域,可能會顯得心有余而力不足。所以從效能方面來講,其為公司提供的法律服務的范圍是及其有限的,這是它的劣勢。

                    為彌補公司法務部在工作中的不足,聘請外部的律師來處理法律事務就顯得尤為重要了。因為其聘請的是專業化的律師,而專業化的律師以其處理眾多的案件而具有豐富的執業經驗,這樣與公司法務部門的人員相比,更能提供有質量保證的專業化法律服務。同時,律師事務所在法律信息的獲取和法律問題的研究方面比自建法務部門有更多的優勢,律師在執業權利的特殊性和保障性方面,比法務人員有更強的優勢。所以從效能方面來講,律所和律師的優勢是顯而易見的。 

                    因此,在具體案件或法律事務的處理中,可考慮聘請外部律師,對重大疑難的案件予以處理,外部律師的經驗和信息,結合公司法務部的及時溝通和支持,取長補短,這樣彌補法務部經驗和社會信息的不足,同時又能很好維護公司的合法權益,兩相受益。 

                    五、建立風險控制體系  

                    隨著我國社會主義市場經濟的不斷發展和法制體系的逐步完善,市場競爭日趨激烈和復雜,做為市場主體的公司面臨的各種風險也迅速增加,作為公司風險管理的法律風險也迅速增加。法律風險管理和控制對于公司的經營安全和可持續發展具有不可替代的作用。能否合理的、有效的控制公司在決策、經營過程中可能面臨的法律風險,做到依法決策、經營,又能保證公司持續、快速的發展,是衡量公司決策、經營水平的重要標志。

                    (一)指導思想和目標  

                    公司法律風險管理體系建設的指導思想是必須按照公司戰略的要求,緊緊圍繞公司生產、經營、管理的實踐,從公司發展的戰略性和全局性著眼,有計劃、有步驟地進行法律風險管理體系建設,不斷提高公司的法律風險管理的核心競爭力,為公司的實現新的目標保駕護航。 

                    公司法律風險體系建設的目標是根據公司發展戰略要求和公司法律工作的實際情況來制定??傮w的目標應是,針對不斷化的內外部環境,運用科學的方法,全面系統的識別、分析公司面臨的法律風險,為公司的科學決策、依法經營提供法律保障。以制度、流程建設為重點,形成法律風險管理的長效機制,實現對公司法律風險的有效控制。  

                    法律風險管理體系是一系列制度、流程、活動構成的有機整體,涉及公司運營的各個方面,是一項復雜的系統工程,需要統籌考慮,合理實施。才能達到預期目標。其整體思路是運用科學工具的方法,全面客觀的識別和分析公司所面臨的法律風險,統籌制訂風險管理措施并根據措施要求建立或完善制度、流程,從而構成一個可以協調運做的有機體,即法律風險管理體系。 

                    法律風險管理涉及到公司經營的多個方面,具體來說,公司應做到如下幾個方面工作:一是關注政策動向和司法環境,不僅是國內的,還包括國際化過程中所涉及的其他國家和地區;二是廣泛研究公司法律風險管理的相關案例,包括重視并能有效識別、評估、防范法律風險管理而取得重大效益的案例,以及忽視法律風險管理、缺乏管理程序系統而致使公司遭受重大損失的案例;三是加強合同管理,從合同的談判、簽訂、履行、審批、管理、糾紛解決等多方面加強管理,充分提高工作效能,確保公司對合同目的的實現具備合理預期,使公司在締約、履約以及糾紛解決過程中保持法律優勢,最大幅度地降低合同風險;四是加強知識產權風險管理,關注公司和競爭對手的知識產權情況,掌握知識產權法律法規及相關政策,從法律上能對知識產權進行慎重考量,同時對侵犯本公司知識產權的行為應當建立侵權調查及法律追究程序機制;五是綜合考查與法律風險管理相關的人員,以便做到規范管理和有效授權,加強對員工法律意識及知識的培訓與考核,將法律風險管控能力納入管理層的績效考核范疇。

                    法律風險管理的基本流程包括收集風險管理初始信息,對相關信息進行風險評估,根據評估結果制定風險管理策略,提出和實施風險管理解決方案以及風險管理的監督與改進。  

                    1、風險管理初始信息的收集。  

                    在法律風險管理初始信息收集方面,公司法務部應廣泛收集國內外公司忽視法律法規風險、缺乏應對措施導致公司蒙受損失的案例,并至少收集與本公司相關的以下信息:

                    (1)國內外與本公司相關的政治、法律環境;(2) 影響公司的新法律法規和政策;(3)員工道德操守的遵從性;(4)本公司簽訂的重大協議和有關貿易合同;(5)本公司發生重大法律糾紛案件的情況;(6)公司和競爭對手的知識產權情況。

                    公司對收集的初始信息應進行必要的篩選、提煉、對比、分類、組合,以便進行風險評估。

                    2、風險評估。  

                    公司法務部應對收集的法律風險管理初始信息進行風險評估。具體的風險評估包括風險辨識、風險分析、風險評價三個步驟。  

                    風險辨識是指查找公司各業務部門、各項重要經營活動及其重要業務流程中有無風險,有哪些風險。風險分析是對辨識出的風險及其特征進行明確的定義描述,分析和描述風險發生可能性的高低、風險發生的條件。風險評價是評估風險對公司實現目標的影響程度、風險的價值等。 

                    進行風險辨識、分析、評價,應將定性與定量方法相結合。定性方法可采用問卷調查、集體討論、專家咨詢、情景分析、政策分析、行業標桿比較、管理層訪談、由專人主持的工作訪談和調查研究等。定量方法可采用統計推論(如集中趨勢法)、計算機模擬(如蒙特卡羅分析法)、失效模式與影響分析、事件樹分析等。進行風險定量評估時,應統一制定各風險的度量單位和風險度量模型,并通過測試等方法,確保評估系統的假設前提、參數、數據來源和定量評估程序的合理性和準確性。 

                    公司法務部應根據環境的變化,定期對假設前提和參數進行復核和修改,并將定量評估系統的估算結果與實際效果對比,據此對有關參數進行調整和改進。風險分析應包括風險之間的關系分析,以便發現各風險之間的自然對沖、風險事件發生的正負相關性等組合效應,從風險策略上對風險進行統一集中管理。公司應對風險管理信息實行動態管理,定期或不定期實施風險辨識、分析、評價,以便對新的風險和原有風險的變化重新評估。

                    3、制定風險分析戰略及風險管理策略。  

                    公司法務部應根據自身條件和外部環境,圍繞公司發展戰略,確定風險偏好、風險承受度、風險管理有效性標準,選擇風險承擔、風險規避、風險轉移、風險轉換、風險對沖、風險補償、風險控制等適合的風險管理工具的總體策略,并確定風險管理所需人力和財力資源的配置原則。一般情況下,對戰略、財務、運營和法律風險,可采取風險承擔、風險規避、風險轉換、風險控制等方法。 

                    4、實施法律風險管理的解決方案。  

                    公司法務部應根據風險管理策略,針對各類風險或每一項重大風險制定風險管理解決方案。方案一般應包括風險解決的具體目標,所需的組織領導,所涉及的管理及業務流程,所需的條件、手段等資源,風險事件發生前、中、后所采取的具體應對措施以及風險管理工具(如:關鍵風險指標管理、損失事件管理等)。 

                    制定公司法律風險解決的內控方案,應堅持經營戰略與風險策略一致、風險控制與運營效率及效果相平衡的原則,針對重大風險所涉及的各管理及業務流程,制定涵蓋各個環節的全流程控制措施;對其他風險所涉及的業務流程,要把關鍵環節作為控制點,采取相應的控制措施。 

                    5、法律風險管理的監督和改進。  

                    公司法務部應以重大法律風險、重大法律事件為重點,對法律風險管理初始信息、風險評估、風險管理策略、關鍵控制活動及風險管理解決方案的實施情況進行監督,采用法律風險控制自我評估等方法對法律風險管理的有效性進行檢驗,根據變化情況和存在的缺陷及時加以改進。 

                    公司法務部應建立貫穿于整個法律風險管理基本流程,連接各上下級、各部門和業務單位的風險管理信息溝通渠道,確保信息溝通的及時、準確、完整,為法律風險管理監督與改進奠定基礎。公司各有關部門和業務單位應定期對法律風險管理工作進行自查和檢驗,及時發現缺陷并改進,其檢查、檢驗報告應及時報送公司法律風險管理職能部門。公司法律風險管理職能部門應定期對各部門和業務部門的法律風險管理工作實施情況和有效性進行檢查和檢驗,對法律風險管理策略進行評估,對跨部門和業務單位的法律風險管理解決方案進行評價,提出調整或改進建議,出具評價和建議報告,及時報送公司高管人員。 

                    通過實施法律風險管理,大力加強員工法律素質教育,制定員工道德誠信準則,形成人人講道德誠信、合法合規經營的法律風險管理文化,對于不遵守國家法律法規和公司規章制度、弄虛作假、徇私舞弊等違法及違反道德誠信準則的行為,公司應嚴肅查處,使公司進一步提高管理水平,增強公司競爭力,促進公司穩步發展。

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